Проекты для владельцев бизнеса

Учебные курсы


Взаимодействие с другими отделами фирмы

Хотелось бы обратить внимание на следующие моменты:

  • Очень важно строить со всеми доброжелательные, но деловые отношения.
    Любые ссоры и интриги помешают в Вашей работе: будете не вовремя получать информацию или вообще работать в информационном ваккуме, будет откладываться на последний день получение нужных вам информационных материалов и так далее. Особенно важно для Вас наладить отношения с коммерческими отделами – именно они будут для Вас основными партнерами, проводниками ваших мероприятий и источниками информации. Но переходить грань и «брататься» тоже не следует – есть ситуации, когда Вам придется настучать по башке тем, кто не выполняет в срок принятые обязательства.
  • Постарайтесь формализовать отношения – ставьте письменные ТЗ, используйте электронные письма, таблички, компьютерную программу.
    Например, если Вы хотите, чтобы дилерский отдел отправлял каталоги своим партнерам – составьте в виде документа перечень рекламной продукции и делайте периодические рассылки с информацией о новых поступлениях. В деловой переписке старайтесь писать коротко, таблицы делайте доступными для младенца и убирайте их во вложения, сами рассылки делайте не слишком часто – у людей и так полно работы. Но не забывайте и про обычное человеческое общение.
  • Никогда не нарушайте субординации.
    Не отдавайте приказаний людям, которые не являются сотрудниками Вашего отдела. Это может серьезно осложнить вашу деятельность.
  • Не берите на себя задачи, которые не должны выполнять Вы.
    Старайтесь не заниматься доставкой грузов, лично отгружать рекламу со склада, лично составлять таблички с техническими характеристиками – экономьте свое время. Сядут на шею.
  • Не ставьте барьеров для общения между отделами.
    Чаще всего взгляд со стороны и чужая точка зрения помогают найти лучшие решения. Советуем не создавать, а наоборот – разрушать барьеры, мешающие обмену мыслями и взглядами, создавать миништабы для решения тактических задач.
  • Не забывайте контролировать выполнение заданий.
    Люди часто воспринимают поручения от других отделов не как прямые обязанности, а нечто вроде одолжения, которое они оказывают Вам и делают это по дружбе. Здесь – никакой фамильярности, чисто деловой доход и жесткое наказание через директора в случае нарушения сроков. Если задание дано на относительно длительный период – не забывайте контролировать ход его реализации и не забудьте спросить о его выполнении в положенный день.

Вот пример взаимодействия, взятый из практики одной климатической компании:

Название отдела Тема взаимодействия Получает от отдела Передаем в отдел
Генеральный директор (или коммерческий директор, директор по маркетингу) формирование рекламно-маркетинговых планов 1. получаем информацию о планах по продажам, развитию новых направлений
2. получаем оперативную информацию и корректировки задач
3. получаем финансовую оценку деятельности отдела
4. получаем решения по вопросам, касающимся работы отдела, увольнениям сотрудников и др. 		1. совместно разрабатываем предложения по маркетингово-рекламным мероприятиям (кампаниям)
2. передаем отчетную документацию
3. передаем предложения по приему/увольнению сотрудников и острым текущим вопросам
Отделы продаж обратная связь с дилерами, клиентами, помощь при реализации рекламно-маркетинговых мероприятий 1. получаем возможность прямого общения с дилерами и клиентами
2. совместно разрабатываем и корректируем планы кампаний
3. используем кадры отделов при проведении маркетинговых мероприятий и исследований 		1. привлекаем отдел при разработке планов
2. передаем информацию о проводимых маркетинговых мероприятиях
3. передаем информацию об имеющейся на складе рекламно-информационной продукции
Финансовый отдел, финансовый аудит проверка затрат и компенсаций по рекламе 1. получаем информацию о компенсациях от производителей
2. получаем информацию о результатах финансовых проверок 		1. передаем информацию о финансовых условиях рекламных мероприятий
2. передаем отчетную документацию для проверки
Бухгалтерия ведение документации 1. получаем результаты проверки правильности заполнения договоров
2. получаем информацию о задолженности по бухгалтерской документации 		1. передаем договора
2. передаем отчетную бухгалтерскую документацию
3. передаем контакты бухгалтера Исполнителей
Юридический отдел проверка договоров 1. получаем результаты проверки договоров с корректировками 1. передаем договора на проверку
Складское хозяйство хранение и выдача рекламной продукции 1. Принимает рекламную продукцию на склад, заводит в базу
2. Выдает рекламную продукцию со склада 		1. Передаем рекламную продукцию на склад.
Информационно-технический отдел (программисты, компьютер) «железо», программное обеспечение 1. Закупает оборудование, устанавливает и дорабатывает программное обеспечение 1. Выдает требования к программному обеспечению и к оборудованию
Транспортный отдел доставка рекламной продукции, выставки 1. осуществляет доставку и получение рекламно-информационных материалов (текущая работа, выставки) 1. составляет заявки на доставку
ВЭД и Логистика контакты с производителями, доставка грузов, контроль компенсаций 1. приглашают отдел рекламы на переговоры с поставщиками
2. осуществляют получение документации, экспонатов к выставке и т.д.
3. через ВЭД часто ведется общая деловая переписка, в том числе и по вопросам рекламы.
4. контролируют поступление от производителей компенсаций по рекламе
5. получают для отдела рекламы информацию о поставляемой продукции (каталоги, инструкции) 		1. формулируем требования к переговорам по рекламно-информационной поддержке
2. выдаем отдельные задания по контролю компенсаций, получению документации, экспонатов
Офис-менеджер снабжение всем нужным для нормальной работы 1. выполняют заявки и снабжают всем необходимым 1. даем заявки на закупку необходимого для нормальной работы
Отдел кадров новые кадры для работы 1. совместно с отделом рекламы — прием/увольнение на работу и оформление трудовых отношений
2. передача в отдел рекламы заявок на размещение вакансий 		1. формулируем требования к необходимым в отдел рекламы кандидатам
2. размещаем объявления о вакансиях
3. формируем штатное расписание и передаем в отдел кадров
4. в некоторых компаниях — еженедельная сдача табелей учета рабочего времени
 

© 2008-2024 Идеологические бизнес-проекты

www.adv2adv.ru

Контактный e-mail: .