Проекты для владельцев бизнеса

Учебные курсы


Организация выставок: как оптимизировать процесс

Прежде чем давать рекомендации, как улучшить организацию проведения выставок, необходимо хотя бы мельком взглянуть на то, что мы имеем на настоящий момент.

По бытующему среди участников и посетителей мнению, большинство организаторов совершенно не интересует ничего, кроме быстрых денег. Выставочные компании держатся за счет неких «таинственных» договоренностей с выставочными площадками и за счет отработанного алгоритма «выпекания выставок» на конвейере. Судьба клиента интересна только до момента получения оплаты. Мало кому клиент интересен во время заезда или для решения экстренных вопросов во время самой выставки — выставочная компания сразу кивает на «правила площадки» и на проколы самого участника. Сервисом для посетителей и их интересами у нас пока вообще мало кто озабочен, вернее, его просто нет. Например, самое большое достижение организации выставок в Москве — это доставка на бесплатном автобусе по пробкам. В выставочных компаниях у руля часто стоят люди, имеющие слабое представление о конкретном направлении и бизнесе, которому посвящена выставка. Сами офисные работники представляют собой неорганизованные личности с крайне плохим делопроизводством. Такова современная технология организации выставок в России.

Что нужно делать выставочной компании, чтобы улучшить организацию проведения выставок и оптимизировать свои затраты во время кризиса? Вот некоторые тезисы:

Сила — в специализации и в грамотном позиционировании. Любая размытость концепции, невозможность сформулировать основную идею выставки в двух-трех словах ведут к серьезным проблемам. Конкуренты на месте рыхлой выставки создадут несколько отчетливых узкоспециализированных. Держитесь специализации и отсекайте лишнее.

Сильнее и полнее опирайтесь на существующее направление бизнеса, для которого проводится выставка. Возможности ассоциаций и сообществ используются крайне мало и крайне неэффективно, а ведь это гигантская экономия средств на продвижение и функционирование проекта, на лояльность бизнеса к проекту. Выставочные компании не подозревают, что такие идеологические единицы, как сообщества, они и сами с большой выгодой могли бы создавать для себя. Выращивать участников и формировать сообщества — вот достойная задача для выставочной компании.

Организуйте реальный сервис для посетителей выставки. Выставочные компании крайне небрежно относятся к посетителям, сосредотачивая все свое внимание исключительно на участниках. Но не будет посетителей — исчезнут и участники. Можно назвать больше десятка сервисов, которые используются на европейских выставках и отсутствуют у нас. Это организация встреч «участник — посетитель», автоматизированная отправка подборки информации для посетителей по почте, создание интернет-зон, удобный поиск участника по разным критериям, нормально организованные гостиницы, доставка и питание и т. д. Это проведение мероприятий, интересных посетителям: конкурсы лучшего товара, развлекательные акции типа «Мисс отрасль» и, конечно, организация конференций.

Сделайте интерес участников к выставке не разовым, а постоянным. Выставка должна стать для участников источником коммерческой пользы в течение всего года, и лишь кульминация (встреча с друзьями) будет приходиться на определенные даты. Выставку должны ждать как единственное место встречи, обмена информацией, сравнения, живых мероприятий. Необходимо собирать мнения участников как о выставке, так и о рынке и гибко реагировать на их требования. Участники очень тонко чувствуют реальный интерес к ним и готовы, хоть и не сразу, платить за новые услуги и сервисы.

Сделайте мощный отраслевой интернет-ресурс. Сейчас сайты выставок — это, как правило, чистая формальность. Нормальный сайт выставки должен приносить пользу круглый год и касаться не только «оформительских» вопросов, а знакомить посетителей с подробной информацией о каждом участнике, давать возможность поиска участника по разным критериям, планировать и назначать встречи на выставке, регистрироваться, бронировать билеты и гостиницы, планировать свою программу пребывания в Москве. Он должен знакомить с состоянием и новостями рынка, технологиями, инновациями, персоналиями, содержать форум для обмена мнениями, разделы для публикации фотографий, живых комментариев, видеосообщений и другой полезной информации (зависит от конкретной направленности выставки — би-ту-би или би-ту-си). Сайт должен помогать в сборе аналитических данных. И конечно, он должен быть создан с учетом поисковых запросов и нормально раскручен — иначе посетителей вам не видать.

Уберите лишних людей и оптимизируйте работу офиса. В офисах крупных выставочных компаний проводит время огромное количество людей, выполняющих вспомогательные функции. Большинство из них смело можно уволить, а функции передать на аутсорсинг. Так вы сократите затраты на аренду, уменьшите стоимость работ (можно нанимать хороших специалистов из регионов РФ, Украины и Белоруссии) и получите сотрудников, заинтересованных в результате. Часть функций можно передать компьютеру (например, создать личный кабинет для участников выставки).

Для успешной организации международных выставок необходимо для начала навести порядок с зарубежными офисами и поставить их финансовое благополучие в прямую зависимость от результатов выставки. Пока они живут своей жизнью по своим законам, центральный и зарубежный офис постоянно переходят друг другу дорогу, работая с одними и теми же клиентами. Для международных клиентов необходима также совершенно отдельная кампания по продвижению. Иностранцам важно выйти на наш рынок, найти партнера, и здесь есть место для совершенно новых сервисов и способов зарабатывания денег.

И наконец, сама организация выставки и кампания по ее продвижению должна быть коренным способом пересмотрена. Около 50 % средств сейчас тратятся на совершенно неэффективные, дедовские методы работы. Эффективность тех или иных средств не оценивается, а когда оценивается — делаются чисто декоративные перестановки. Выставочные компании напоминают уныло ползущую тележку, которую, сигналя и ругаясь, начинают обгонять дорогие импортные автомобили.

Практические занятия:

  • Изучение вопросов, интересных слушателям курсов.
  • Основные этапы организации выставки с подробным рассмотрением каждого этапа.
  • Изучение практических примеров создания успешных специализированных выставок.
  • Шаблоны основных документов.
  • Алгоритмы создания и продвижения эффективных выставочных сайтов.
  • Новые тенденции в организации выставок.
  • Тренинги.

← Назад

Читать дальше →

 

© 2008-2017 Идеологические бизнес-проекты

www.adv2adv.ru

Контактный e-mail: .