Проекты для владельцев бизнеса

Учебные курсы


Подготовка и проведение первой выставки

Бюджет выставки

О чем необходимо помнить, планируя бюджет будущей выставки? Первое — он складывается из затрат на организацию выставочных мероприятий и финансирования кампании по продвижению. Необходимо четко представлять, что сработает для данной конкретной отрасли, а что — нет, и не тратить силы и средства на заведомо бесполезные затеи. Например, не стоит на Центральном телевидении рекламировать узкие отраслевые выставки, если есть более экономичные и эффективные отраслевые каналы оповещения (отраслевые рассылки, партнерские программы, интернет-ресурсы). Если выставку организуют «выставочники», их нужно постоянно контролировать: там, где организация выставок поставлена на поток, чаще всего работают по шаблонам, не учитывая специфики вашего бизнеса.

Самостоятельная же организация выставки потребует от вас формирования рекламной службы, отдела по работе с клиентами и т. д., то есть вам придется создать собственную выставочную фирму.

Формируя часть бюджета, касающуюся продвижения выставки, необходимо быть крайне осторожным, прибегая к отношениям на основе бартера — когда реклама предоставляется взамен части выставочной площади. Дело в том, что из-за отсутствия живых денег люди относятся к таким отношениям несерьезно, в результате и реклама оказывается неэффективной, и площади, предоставленные в уплату за нее, пустуют. А это не лучшим образом сказывается на имидже выставки.

Команда для выставки


Команда для выставки.  Один занимается рассадкой участников, другой – техническими вопросами, третий – транспортом, четвертый – финансами. И за всем должен приглядывать директор выставки.

Директор выставки руководит проектом, координирует деятельность всех отделов и служб, решает форс-мажорные ситуации, ведет переговоры с выставочными площадками, партнерами выставки, госструктурами, зарубежными партнерами, главными спонсорами и т. д.

Менеджер по работе с клиентами — на нем работа с участниками выставки: формирование выставочной экспозиции, работа с экспонентами, (выставление счетов, контроль оплат, информирование участников о том, как участвовать в выставке (требования к площадкам, застройка и т. д.), доведение любой актуальной информации до участников.

Ответственный за техническую составляющую решает вопросы, касающиеся стандартной и нестандартной застройки, оформления, электроснабжения и т. п.

Менеджер по взаимодействию с выставочной площадкой (координатор) занимается организацией заезда и выезда участников, заказом конференц-залов, радиообъявлений, рекламы в выставочном комплексе, транспортом (заказом автобусов) и другими вопросами взаимодействия с выставочной площадкой.

Он также решает вопросы с размещением участников в гостиницах, переводчиками, таможней, приглашением стендисток и т. д. через компании-партнеры.

Отдел рекламы и маркетинга — реклама и продвижение выставки: рекламная кампания, печать и распространение билетов, печать каталога, ведение интернет-сайта выставки, организация банкетов для участников, конференций, научной программы, работа со спонсорами, регистрация посетителей и сбор статистики.

Финансовые отделы и бухгалтерия. Занимаются разработкой и реализацией финансовых схем и взаимоотношениями с зарубежными представительствами, участниками, партнерами и подрядчиками выставки. А также подготовкой бухгалтерской отчетности.

Юридический отдел. Обеспечивает разработку корректных договоров, защищает выставку как от конкурентов (при посягательствах на товарный знак, материальную собственность и т. д.), так и от некоторых участников (обычно вопросы возврата денег).

Работа с участниками выставки

Для участников выставки вы не должны быть какой-то сторонней организацией. Станьте для них другом, товарищем, постоянно советуйтесь с ними, старайтесь учесть все их замечания по существу.

Наличие на выставке целевой аудитории обеспечивает не ваша рекламная кампания, а сами участники, приглашая своих дилеров и партнеров. В ваших интересах помочь им привлечь как можно больше посетителей — стимулировать распространение билетов через партнерские сети, превращая в главных промоутеров выставки. Это существенно экономит рекламный бюджет, особенно в первый год, когда очень трудно привлечь и убедить людей приехать на новую выставку. Да и в дальнейшем не стоит выкидывать всю свою рекламную мощь в неизвестном направлении, устанавливая безымянные щиты в региональных аэропортах! Лучше укажите в местной рекламе координаты партнера для получения информации и билета, дайте ему серьезные бонусы и «опознавательные знаки», но и контролируйте выполнение обязательств по всей строгости контракта.

Чтобы участник комфортно чувствовал себя на выставке, помните, что 90% участников интересует не столько имидж, сколько поиск новых партнеров и эффективная работа со старыми. Таким образом, ваша главная задача — чтобы участник нашел своего посетителя и смог с ним поговорить и договориться. Организовывайте сервисы по удобному поиску участника на сайте и на самой выставке, создайте большое количество мест для ведения переговоров и встреч, интернет-зоны для быстрого получения информации. Сделайте так, чтобы ваш сайт организовывал контакты участников и посетителей не только на 3–4 дня выставки, а в течение всего года. Ну и просто сделайте так, чтобы участник чувствовал себя комфортно — во время завоза оборудования, строительства, заказа дополнительных сервисов (переводчик, стендист, охрана, уборка) и т. д. В конце концов это они платят вам деньги!

Работа с посетителями выставки

Не будет посетителей — не будет и участников. Не будет участников — не будет денег у организаторов. Это та истина, о которой часто забывают выставочные компании.

Среднестатистический посетитель выставки долго блуждает в поисках места и павильона, потом пытается разобраться в каталоге и путеводителе, силится разглядеть среди участников тех, кто ему нужен, и уходит с огромными пачками ненужной макулатуры, которую оставляет в ближайшей мусорке. Впрочем, есть место, где он чувствует себя комфортно — случайно найденный конференц-зал, где он может вздремнуть часок-другой под многочасовой рассказ компаний-производителей об очередном шурупе, вставленном в фирменную загогулину.

Между тем для посетителя необходимо организовать встречу с нужным участником и обеспечить максимальный уровень комфорта. То есть решить как минимум следующие вопросы:

Привлечение посетителей. Ресурсы участников плюс эффективная маркетинговая кампания. Обязательно организуйте сбор данных, откуда посетитель узнал о вашей выставке, чтобы впоследствии отказаться от ненужных «имиджевых» и обычно дорогостоящих средств.

Бронирование гостиниц. Один звонок в службу бронирования, организованную при выставке, вместо судорожного обзванивания всех городских отелей в поисках ночлега — посетитель это оценит.

Доставка на выставку. Как минимум до сведения посетителя должна быть доведена внятная схема проезда на выставку. Лучше, конечно, если дополнительно будет организована бесплатная доставка на специальном выставочном автобусе.

Сервис на выставке — оперативность регистрации, питание, туалет, гардероб и т. д. — должен быть на высшем уровне.

Возможность поиска нужного участника и информации о нем. Посетитель не должен неприкаянно блуждать в поисках того, что ему необходимо. Обеспечьте его каталогом, путеводителем по экспозиции, дайте возможность воспользоваться сайтом, помощью консультантов. Придумайте такие сервисы, которые обеспечат посетителю контакт с нужным участником и получение максимальной информации о нем.

Научная программа должна быть соответствующего статусу выставки уровня. Организована она должна быть так, чтобы часть посетителей приходила исключительно ради нее.

Документация и документооборот

Итак, в процессе организации выставки вам предстоит подготовить следующие документы:

Бюджет. Расходы на выставку складываются из организационной части и затрат на продвижение. Помните: не следует злоупотреблять отношениями на основе бартера и тратить деньги на заведомо неработающие решения. Так, часто создание качественной презентации для менеджера выставки гораздо важнее, чем тысячи долларов, потраченных на прессу.

График подготовки. В нем должны быть перечислены все этапы подготовки выставки, сроки их реализации и фамилии ответственных. За соблюдением графика необходимо строго следить.

Формы заявок. Заполняя форму заявки, участники должны указать название фирмы, контактную информацию, площадь и тип стенда, форму оплаты участия и другие сведения, необходимые организаторам.

В «Руководство для участников» необходимо включить контактную информацию устроителей выставки, график ее проведения, условия участия и предоставления различных услуг (строительство стендов, грузоперевозки и т. д.).

Документы для посетителей — это прежде всего план расположения стендов участников, информация о научной программе выставки, каталог, а также другие материалы информационно-рекламного характера.

Внутренняя документация — договоры с подрядчиками, выставочной компанией и т. д.

Пресс-релизы для СМИ и рекламный комплект. Если вы хотите, чтобы о выставке говорили, сделайте так, чтобы пресс-релиз, логотипы, иллюстрации были в свободном доступе на сайте. Пресс-релиз, кроме того, избавит вас от журналистских глупостей, перевирания фактов. После проведения выставки закачайте на сайт подборку хороших фотографий, тезисы или презентации с научной программы, интересные случаи, дневники выставки.

Сейчас продвинутые компании все чаще организуют электронный документооборот — это экономит время, деньги и защищает от истребления наши леса. Способы организации документооборота, образцы и шаблоны документов разбираются нами на практических занятиях.

Некоторые важные моменты

Сайт. Он должен быть как хороший менеджер: рассказывать о выставке все — от научной программы до расположения точек общественного питания. Это хороший гид, который располагает к себе и ведет тебя. Информации должно быть чуть больше, чем ожидает посетитель. Там можно скачать все архивы научной программы, фотоальбом предыдущих выставок, получить подробнейшую информацию о каждом участнике выставки, представленных новинках и т. д. Можно найти нужного участника заранее, чтобы назначить переговоры. Можно зарезервировать площадь на выставке. Получить всю статистику по выставке за любой год. В общем, после внимательного осмотра сайта человек, если и не был на выставке, должен получить ощущение, что он там побывал, и должен захотеть туда прийти снова.

Второй момент — в структуре сайта должен быть отражен список поисковых запросов.

Например, для климатики это могут быть специфические запросы по технике (набирают специалисты), названия климатических фирм (их ищут, как правило, сотрудники других фирм), запросы типа «строительная выставка» (о «климатической выставке», увы, практически никто не спрашивает — нет такого запроса).

На сайте необходимо организовать «личный кабинет» участника, в который бы он входил, вводя логин и пароль, и мог бы вводить и изменять информацию о себе (заявка, анкета участника, фотографии экспонатов), получать новости от организаторов выставки, узнать все необходимые контакты.

Сбор статистики — ваш инструмент для дальнейшей работы и основание для пиара. Вопросы анкеты должны быть тщательно продуманы так, чтобы не усложнять посетителю жизнь. Лишних вопросов быть не должно, только те, что помогут вам оценить динамику развития выставки, определить качественный состав ее участников: их географию, цели посещения, должностной уровень (высшее руководство, среднее звено, специалисты), сферу деятельности компании, которую они представляют, а также вопросы, которые позволят оценить эффективность рекламно-маркетинговых усилий (как узнали о выставке и т. п.).

Работа с прессой — важный момент организации выставки. Нужно не просто разослать пресс-релизы и приглашения на выставку. Надо создать информационный повод, чтобы журналистам было о чем писать, а читателям — читать. Представители СМИ должны быть обеспечены всем необходимым — в конце концов от того, какое впечатление о выставке сложится у них, зависит то, как воспримет ее многочисленная аудитория изданий, которые они представляют. Разумеется, необходимо подготовить для прессы подборки фотографий, статистику в виде таблиц и диаграмм, мнения VIP-персон о выставке.

← Назад

Читать дальше →

 

© 2008-2019 Идеологические бизнес-проекты

www.adv2adv.ru

Контактный e-mail: .