Проекты для владельцев бизнеса

Учебные курсы

Основные элементы подготовки и проведения мероприятия:

Определение целей

Определить цели мероприятия и прописать в письменном виде. Постоянно видеть их перед собой, когда будет планироваться как вся поездка, так и ее элементы. Это удержит, например, от ненужных тем выступлений, которые могут возникнуть как «я это уже читал в другом месте, там прошло, пипл схавает».

Ведение документации

В связи с важностью жесткого планирования, требуется ведение определенной документации (см. ниже) как во время подготовки, так во время самой поездки и что важно – по окончанию ее. Это дисциплинирует и позволит извлечь из мероприятия максимальную выгоду.

Выбор маршрута: города, авиа перелеты и ж/д

При выборе маршрута учитываются 2 вещи:

цель поездки и нужные города (готовит совместно дилерский отдел и отдел маркетинга)
возможность внутренних сообщений между городами (возможные города)
- Внутренние авиаперелеты во-первых, не регулярны (рейсы могут быть 1 раз в неделю), во-вторых, есть не между всеми городами. Ж/д переезды – утомительны (хотя в некоторых случаях придется использовать их).
- Прежде чем что-либо планировать и отдавать в работу агентству (а лучше сделать через операторов по бронированию билетов и гостиниц), желательно самому составить предварительный график поездки. Для этого информацию об авиаперелетах можно посмотреть на сайте www.polets.ru, о ж/д – на www.mza.ru. Безусловно, это не единственные сайты с данной информацией.
- При планировании маршрута постарайтесь заложить время на задержку рейса и имейте в резерве некоторое время на маленькие форс–мажоры.

Требования к гостинице

Гостиницу лучше пробить через дилеров (какая лучше), а заказать – либо напрямую, либо через агентство. При заказе не забудьте учесть следующие моменты:

Престижность гостиницы и место расположения (статус мероприятия, удобство для посетителей)
Наличие конференц-зала на нужное количество человек, точное время аренды
Требования к фуршету (не превращать фуршет в пьянку, уважения не прибавит)
Необходимый номерной фонд
Точное время прибытия / убытия (уточните, какое время – местное или Московское — пишется в билетах авиа и ж/д).
А далее – детали (что Вам будет нужно для мероприятия из оборудования, необходимость ужинов и обедов и т.д)

Заказ через агентство имеет те преимущества, что Вы не будете самостоятельно решать массу оргвопросов, однако от контроля Вас никто не освобождает.

Оптимальный состав группы (функции)

Организатор – в обязательном порядке, так как должен быть человек, который следит за процессом, людьми, сбором информации. Беспрекословное подчинение. Может также быть по совместительству и выступающим по какой-либо интересной теме.
Технический специалист (профессиональный докладчик) – в данном случае это человек, который умеет держать на своем материале аудиторию. При этом не забывая, что задача – не просто рассказать что-то интересное, но и принести пользу фирме. Темы выступления специалиста могут быть разные (маркетинг, технические особенности, создание сайта, программа по продвижению бренда, создание прибыльного сервисного отдела и т.д.)
Менеджер-профессионал – человек, который ведет переговоры. Если роль технического специалиста – показать, как мы открыты, как мы много Вам можем дать, то роль менеджера – наладить и закрепить отношения, снять информацию, зафиксировать ее.
«Рабочие лошадки» — в зависимости от благосостояния фирмы, менеджеры-новички, используются в качестве подручного материала, учатся параллельно, осуществляют тупой сбор информации в первый, и особенно во второй и третий день. Самостоятельно могут переписывать цены на фирмах или в сетевых магазинах, фотографировать, но в присутствии старших во время переговоров должны молчать и говорить «Ку».

Функции в ряде случаев могут быть совмещены. Главное – не перегружать организатора.

Темы семинара

Темы семинара выбираются заранее, кроме того, желательно провести анкетирование дилеров.
Когда будете делать выводы, просьба учесть, что сделать темы, интересные для всех аудиторий (технические специалисты, менеджеры, руководящий состав) – невозможно.

В связи с этим нужно максимально сосредоточиться на той аудитории, которая Вам интересна.

Например, руководящий состав по нашему мнению (все надо проверять), могут прежде всего заинтересовать такие темы как:

Новинки, появившиеся на рынке
Как организовать климатический бизнес с нуля
Как бороться с конкурентами (сетевыми магазинами, например)
Маркетинговые темы
Реклама и продвижение товара
Технология организации новых направлений (или отделов), которые могут приносить прибыль
Сайт (как создать эффективный ресурс) – так как для многих регионов это тема завтрашнего дня
Как продавать тяжелую технику
И т.д.

Безусловно, должна быть и обязаловка (о фирме, услуги), но нужно:

сделать ее максимально интересной и человечной
провести ее не в плане «какие мы крутые», а «что мы можем ВАМ предложить». Иными словами, донести идею, что « мы тратим ВАШЕ время не для того, чтобы пальцы гнуть, а чтобы принести ВАМ пользу».
лучше дать интересный материал, подготовленный специалистами фирмы, чем говорить часами о том, какая она крутая

Подготовка презентаций и докладов

Уделить этому особое внимание. Презентации спланировать и собрать заранее (составляется план, подсчитывается ориентировочное время, которое она должна занимать).
Готовые шаблоны и презентации, использовавшиеся ранее в других случаях, лучше пересобрать под вашу целевую аудиторию. Доклады обкатать заранее, до поездки.

Подготовка анкет и сбор информации

Ваша задача – увести из города максимум полезной информации. Не забудьте заполнить анкету.
Их должно быть 2: по каждой компании и по городу.
Анкета по компании – содержит следующую информацию о вашем партнере:

название организации
контактная информация и персона
основной род деятельности
ассортимент и торговые марки
используемые способы продаж
др. вопросы, которые вас могут интересовать

Анкета по городу – это информация об особенностях города, которая поможет увеличить сбыт:

темпы строительства
градообразующие предприятия
основные Заказчики
численность и достаток населения
какие секторы экономики развиты
количество организаций, работающих в вашем бизнесе
главные игроки и взаимоотношения между ними
популярные торговые марки и т.д

Составлению, удобству анкеты, а главное – ее своевременному заполнению уделить особое внимание. Анкета – способ формализации Ваших знаний, которые в противном случае превратятся в кашу на втором городе.

Раздаточные материалы и их доставка

Желательно не только привезти эксклюзивного докладчика, но и оставить после себя эксклюзивные материалы. Если это CD с уникальной информацией, на семинаре стоит уделить время на его презентацию.

Доставку материалов, чтобы не платить за лишний вес на авиа и не превращать себя в лошадь, лучше организовать заранее – через дилера.

Составьте для себя в обязательном порядке документ, в котором тщательнейшим образом будет учтен весь вес ваших материалов, чтобы понять, какие из них вы берете с собой, а какие – доставляете заранее.

Анонсирование и график обзвона

База данных для обзвона – должна быть подготовлена заранее. Желательно также провести анонсирование мероприятия в городе, так как клиентская База Данных у менеджеров – неполная. При подготовке Базы данных обратите внимание на такой момент, что рядом с городом, который Вы планируете посетить (в 20-40 км) может находиться другой город, где тоже есть люди. Не забудьте о них:)
При отправке приглашений не забудьте указать город (так как могут подумать, что семинар в Москве), точный адрес и время и то, что семинар бесплатный. В некоторых больших гостиницах нужно указать точное название конференц-зала.
Обзвон приглашенных нужно проводить в несколько этапов (оптимально – 3 раза, последний раз – за 1 день до мероприятия). В ваше отсутствие это должны сделать на вашей фирме.
Продумайте о необходимости анонсирования мероприятия, если будете это делать – имейте в виду, что некоторое время это займет.

Элементы оформления

Не забудьте, что это ваш семинар и что должна быть символика вашей фирмы. Страна должна знать своих героев, а отчеты о мероприятии без красивых картинок с логотипом – «не внушают».

Сразу после поездки …

По возвращении из поездки первый день не идите на работу, а соберите у себя дома участников поездки, просмотрите все документы, систематизируйте информацию, подготовьте подробный отчет по составленному плану, сделайте подборку фотографий.
Донесите информацию до тех подразделений фирмы, которые в ней нуждаются.
Не забудьте выполнить те обещания, которые Вы дали потенциальным партнерам во время поездки (отправить информацию, перезвонить). Запомните, что каждый город в регионах представляет из себя большую (не всегда даже большую) деревню. Отношения там проще, и к обещаниям относятся не так, как в столицах.
Порученные задания – контролируйте!

Через определенное время после поездки – оцените финансовые результаты (прибыль от работы с новыми партнерами, увеличение продаж старыми) и эффективность поездки (затраты по отношению к полученной прибыли).

← Назад

Читать дальше →

Идеологические бизнес-проекты